اعتبار کپی یا رونوشت سند رسمی زمانی پیش می‌آید که به یک سند رسمی دسترسی نباشد یا مفقود شده باشد و مجبور شویم که کپی یا رونوشت آن را از دفترخانه اسناد رسمی تهیه کنیم در این مقاله به این موضوع می‌پردازیم که آیا این رونوشت یا کپی اعتبار دارد یا خیر. در ابتدا لازم است با سند رسمی آشنا شویم
سند رسمی
سند بر دو دسته تقسیم می‌شود سند رسمی و سند عادی که به توضیح سند رسمی می‌پردازیم
سند رسمی، سندی است که دارای سه مشخصه می‌باشد
- در ادارات ثبت دفاتر اسناد رسمی یا توسط سایر ماموران قانونی تنظیم شده باشد بنابراین مامور تنظیم کننده سند باید مامور قانونی باشد یعنی شخصی باشد که ماموریت او در قانون تعیین شده چه تحت استخدام دولت باشد مانند ماموران وزارتخانه یا دستگاه‌های دولتی یا تحت استخدام دولت نباشد مانند سردفتر اسناد رسمی یا سر دفتر ازدواج و طلاق
- سند تنظیم شده در حدود صلاحیت شخص تنظیم کننده باشد
- در تنظیم سند مزبور مقررات و تشریفات قانونی رعایت شده باشد تنها مقرراتی که عدم رعایت آنها به رسمی بودن سند خلل وارد نمی‌کند مقررات راجع به حق تمبر است
مزایای اسناد رسمی
مزایای اسناد رسمی عبارت است از
- اسناد رسمی قابل انکار و تردید نیست و فقط قابل ادعای جعل است یعنی شخصی که سند منتسب به اوست نمی‌تواند اظهار دارد که امضا اثر انگشت یا خط از آن اوست اگر او بخواهد انتساب سند را به خود منتفی کند باید نسبت به آن ادعای جعل کند و این ادعا را اثبات کند البته نسبت به سند عادی که اعتبار رسمی را یافته نیز نمی‌توان انکار یا تردید کرد
- در سند رسمی تاریخ تنظیم حتی در برابر اشخاص ثالث معتبر است اما در اسناد عادی تاریخ تنظیم فقط فی مابین طرفین و وراث و موصی له ایشان معتبر است
- اسناد رسمی نسبت به تعهدات مندرج در آنها لازم الاجرا است اسنادی که برای اجرای مفاد آنها علاوه بر رجوع به دادگاه و اقامه دعوا می‌توان به صرف مراجعه به اداره ثبت اسناد نیز اجرای آنها را درخواست کرد اسناد لازم الاجرا نامیده می‌شود ذکر این نکته نیز لازم است که علی الاصول اسناد لازم الاجرا اسناد رسمی است اما برخی از اسناد عادی هستند که قانونگذار آنها را سند لازم الاجرا تلقی کرده است مانند چک
ارزش اثباتی سند رسمی
در این خصوص باید به دو نکته توجه داشت
- سند رسمی برخلاف سند عادی قابل انکار یا تردید نیست و بنابراین توان اثباتی آن بیشتر است
- تاریخ سند رسمی بر خلاف سند عادی در برابر همگان قابل استناد است و این باعث می‌شود که توان اثباتی آن بیشتر باشد قانونگذار در مواد ۴۶ و ۴۷ قانون ثبت ثبت پاره‌ای معاملات و اسناد را الزامی دانسته است در این موارد سایر ادله نباید به عنوان دلیل اثبات مورد قبول قرار گیرد اما با توجه به آنکه شورای نگهبان ماده ۱۳۰۹ قانون مدنی را ابطال کرده در حال حاضر معاملات مندرج در مواد مزبور با سایر ادله مانند سند عادی یا شهادت شهود نیز قابل اثبات است
اعتبار کپی یا رونوشت سند رسمی
- گاهی ممکن است به یک سند رسمی تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی دسترسی نباشد یا آنکه آن سند مفقود شود در این صورت شخص می‌تواند به دفترخانه محل تنظیم سند مزبور مراجعه کند و از آن رونوشت تهیه کند دفترخانه مزبور مفاد آن سند رسمی را در یک یا چند برگ درج می‌کند و مطابقت آن را با ثبت دفتر گواهی می‌کند، بنابر ماده ۷۴ قانون ثبت چنین رونوشتی به منزله اصل سند است مگر آنکه عدم مطابقت آن با ثبت دفتر اثبات شود
- بنابراین در صورت ارائه رونوشت سند رسمی نیاز به ارائه اصل سند نیست
- فقط رونوشت اسناد رسمی که دفاتر اسناد رسمی مطابقت آن را با ثبت دفتر تایید کرده‌اند در حکم اصل سند است در سایر موارد رونوشت یک سند ارزش اصل سند را ندارد و در صورت انکار تردید یا ادعای جهل باید اصل سند ارائه شود حتی اگر دفاتر دادگاه‌ها یا دفاتر اسناد رسمی مطابقت آن رونوشت را با اصل گواهی کرده باشند
بی اعتباری سند
- اگر در زیر یا حاشیه یا پشت سندی مندرجاتی باشد که حکایت از بی‌ا اعتباری یا از اعتبار افتادن تمام یا قسمتی از مفاد سند نماید مندرجات مزبور معتبر است اگرچه تاریخ و امضا نداشته و یا به وسیله خط کشیدن و یا نحو دیگر باطل شده باشد
- اگر بطلان مندرجات مذکور در فوق به امضای طرف رسیده باشد یا طرف مقابل بطلان آن را قبول کند و یا آنکه بطلان آن در محکمه ثابت شود
تعرض نسبت به اصالت سند
تعرض نسبت به اصالت سند یا از مقوله انکار و تردید است یا از مقوله ادعای جعل که در سند رسمی ادعای جعل طرح می‌شود ادعای ساختگی بودن تمام یا برخی از قسمت‌های یک سند به این نحو مطلبی به سند اضافه شده مطلبی از آن حذف شده یا مطلبی در آن تغییر کرده است
اگر نسبت به اصالت سندی تعرض نشود آیا دادگاه می‌تواند وارد رسیدگی به اصالت آن شود؟
علی الاصول خیر زیر اصل بر صحت اسناد است و در صورت عدم تعرض به اصالت سند مبنایی برای رسیدگی به صحت سند وجود ندارد البته اگر قرائنی وجود داشته باشد که در اصالت سند ایجاد ابهام کند دادگاه می‌تواند برای کشف حقیقت و طبق ماده ۱۹۹ قانون آیین دادرسی مدنی را بدون نیاز به درخواست اصحاب دعوا نسبت به رسیدگی به اصالت سند از طریق ارجاع امر به کارشناس یا هر طریق دیگر اقدام کند برای مثال یکی از روش‌های کلاهبرداری ملکی برخی اشخاص آن است که با جستجوی املاکی که مالکین آنها متواری هستند یا اینکه مالکین آنها متوفی و بلاوارث هستند اقدام به تنظیم مبایعه نامه مجعول از جانب مالکان متواری املاک و طرح دعوای غیابی جهت الزام تنظیم سند رسمی می‌کنند و با دریافت حکم مبنی بر تنظیم سند ملک را که مالک آن متواری یا متوفی است به نام خود منتقل می‌کنند در این موارد دادگاه باید در صورت تشخیص قراینی مبنی بر احتمال تقلب آمیز بودن عملیات خواهان خود راسا جهت رسیدگی به صحت و اصالت سند ارائه شده خواهان مانند مبایعه نامه ادعایی او اقدام کند و با چشم پوشی در واقعیات موجود خود را ابزار تقلب برخی کلاهبرداران نکند
سوالات متداول
آیا نسبت به سند رسمی می‌توان انکار و تردید نمود؟
نسبت به سند رسمی فقط می‌توان ادعای جعل نمود
صرف سکوت در برابر یک سند به منزله قبول اصالت سند است یا خیر؟
اصل بر اصالت سند است مگر آنکه نسبت به اصالت آن تعرض شود که در این صورت دادگاه اقدام به رسیدگی به اصالت سند می‌کند