اسناد به دو دسته رسمی و عادی تقسیم می‌شوند که هر دو دسته اعتبارات خود را دارد و ما در این مقاله به توضیح این موارد می‌پردازیم در ابتدا لازم است با سند آشنا شویم و فرق آن دو را بدانیم.
سند
نوشته‌ای است که در مقام اثبات ادعا یا دفاع قابل استناد است با توجه به این تعریف فیلم صدای ضبط شده و عکس سند محسوب نمی‌شوند اما به عنوان اماره قضایی برای اثبات ادعا یا دفاع قابل استفاده است
فکس سند محسوب نمی‌شود بلکه صرفاً این تصویربرداری از سند است از همین رو به آن کپی برداری از راه دور نیز گفته می‌شود بنابراین فکس نوعی تصویر یا کپی محسوب می‌شود
اقسام سند
سند به دو دسته سند رسمی و سند عادی تقسیم می‌شود
سند رسمی
سندی است که دارای سه مشخصه می‌باشد
- در ادارات ثبت دفاتر اسناد رسمی توسط سایر ماموران قانونی تنظیم شده باشد بنابراین مامور تنظیم کننده سند باید مامور قانونی باشد یعنی شخصی باشد که ماموریت او در قانون تعیین شده چه تحت استخدام دولت باشد مانند ماموران وزارتخانه یا دستگاه‌های دولتی یا تحت استخدام دولت نباشد مانند سردفتر اسناد رسمی یا سر دفتر ازدواج و طلاق
- سند تنظیم شده در حدود صلاحیت شخص تنظیم کننده باشد
- در تنظیم سند مزبور مقررات و تشریفات قانونی رعایت شده باشد تنها مقرراتی که عدم رعایت آنها به رسمی بودن سند خلل وارد نمی‌کند مقررات راجع به حق تمبر است
سند عادی
اگر سندی هر یک از اوصاف فوق حتی یکی از آنها را نداشته باشد عادی است اسناد تجاری که شامل برات سفته و چک می‌باشد اسناد تنظیمی در آژانس‌های املاک مانند مبایعه نامه‌ها اجاره نامه‌ها و قرارداد مشارکت در ساخت نامه‌ها و رسیدهای عادی وصیت‌نامه خودنوشت دفاتر تجاری و سهام شرکت‌ها همگی سند عادی است زیرا هیچ مامور رسمی در تنظیم آنها دخالت نداشته است ممکن است بخشی از یک سند رسمی و بخش دیگر از آن عادی باشد برای مثال اظهارنامه نسبت به اظهارات شخصی که آن را ارسال می‌کند یک سند عادی است و نسبت به اعلام مامور ابلاغ در خصوص شیوه ابلاغ یک سند رسمی است
اعتبار مندرجات و محتویات سند رسمی
در این خصوص باید بین محتویات و مندرجات سند قائل به تفصیل شد بدین نحو که
محتویات سند
منظور وجوه مادی یک سند یعنی خط امضا مهر و اثر انگشت است در اسناد رسمی اصل بر اصالت محتویات سند است مگر آنکه نسبت به سند رسمی ادعای جعل شود و این ادعا اثبات شود و خلاف اصالت موارد فوق اثبات شود
مندرجات سند
مفاد سند منظور وجوه معنوی یک سند یا عبارت دیگر مدلول و مفاد سند است در اسناد رسمی مندرجات سند بر دو قسم است
اموری است که توسط مامور رسمی احراز و در سند رسمی درج شده است
اظهارات و اقرارات طرفین است که توسط مامور رسمی در سند از قول طرفین درج شده است در هر صورت صحت هر دو دسته این امور است مگر آنکه شخصی که مدعی بطلان مندرجات سند رسمی است ثابت کند که مامور رسمی در سند مطالبی خلاف واقع نوشته یا آنکه ثابت کند که آنچه او اقرار کرده و مامور رسمی نوشته اقراری باطل و کذب بوده است
ارزش اثباتی سند رسمی
در این خصوص باید به دو نکته توجه داشت
- سند رسمی برخلاف سند عادی قابل انکار یا تردید نیست و بنابراین توان اثباتی آن بیشتر است
- تاریخ سند رسمی بر خلاف سند عادی در برابر همگان قابل استناد است و این باعث می‌شود که توان اثباتی آن بیشتر باشد
قانونگذار در مواد ۴۶ و ۴۷ قانون ثبت پاره‌ای معاملات و اسناد را الزامی دانسته است در این موارد سایر ادله نباید به عنوان دلیل اثبات مورد قبول قرار گیرد اما با توجه به آنکه شورای نگهبان ماده ۱۳۰۹ قانون مدنی را ابطال کرده در حال حاضر معاملات مندرج در مواد مزبور با سایر ادله مانند سند عادی یا شهادت شهود نیز قابل اثبات است
اسناد عادی دارای اعتبار اسناد رسمی
در دو مورد زیر اعتبار سند رسمی را دارد
- اگر طرفی که سند علیه او اقامه شده صدور آن را تصدیق کند البته توجه داشته باشید که در این حالت سند عادی فقط در برابر همان شخص اعتبار سند رسمی را می‌یابد که صحت و اصالت آن سند را تایید کرده یعنی نسبت به سایرین سند رسمی محسوب نمی‌شود
- اگر در دادگاه ثابت شود که سند مزبور توسط همان شخص امضا یا مهر شده که نسبت به اصالت آن تعرض کرده است البته توجه داشته باشید که در این حالت سند عادی فقط در برابر همان شخص اعتبار سند رسمی را می‌یابد که به اصالت سند تعرض کرده و صحت سند در برابر او اثبات شده است اینکه اسناد عادی در موارد فوق اعتبار سند رسمی را دارند صرفاً به این معنی است که در این موارد سند عادی قابل انکار یا تردید نیست اما سند عادی در این موارد سایر اوصاف سند رسمی را ندارد یعنی لازم الاجرا تلقی نشده و برخلاف اسناد رسمی تاریخ آن در برابر اشخاص ثالث قابل استناد نیست
در دو فرض بالا سند در برابر سایرین اعتبار سند رسمی را ندارد و همچنان قابل انکار یا تردید است
تعرض نسبت به اصالت و اعتبار سند
تعرض نسبت به اصالت سند یا از مقوله انکار و تردید است یا از مقوله ادعای جعل تفاوت این دو در آن است که
- اظهار انکار و تردید نفی انتساب خط مهر اثر انگشت یا امضا را انکار و تردید گوییم بدین نحو که
- اگر شخص خط مهر امضای اثر انگشتی را که به او منتسب شده نفی کند آن را انکار گوییم و اگر خط مهر امضا یا اثر انگشت منتسب به دیگری را نفی کند آن را تردید گوییم
- ادعای جعل ادعای ساختگی بودن تمام یا برخی از قسمت‌های یک سند به این نحو که مطلبی به سند اضافه شده مطلبی از آن حذف شده یا مطلبی در آن تغییر داده شده است
سوالات متداول
اگر شخصی نسبت به یک سند به طور همزمان انکار و تردید کند تکلیف چیست؟
اگر سند منتسب به او باشد به انکار و اگر منتسب به شخص دیگری باشد به تردید رسیدگی می‌کنیم
آیا سند عادی اعتبار سند رسمی را دارد؟
خیر از لحاظ اعتبار سند عادی در مرتبه پایین‌تری قرار دارد و تنها در دو مورد که در فوق ذکر گردید اعتبار سند رسمی را دارد