سند یکی از ارکان اثبات دعوا یا دفاع از دعوا می باشد که میتوان به ان استناد کرد که انواع مختلفی دارد و هر کدام شرایط خاص خود را شامل می شود و ما در این مقاله به تعریف سند و اونواع ان از نظر حقوقی و جایگاهی که در دعوا دارد میپردازیم.
تعریف سند
سند نوشته‌ای است که در مقام اثبات ادعا یا دفاع قابل استناد است با توجه به این تعریف فیلم صدای ضبط شده و عکس سند محسوب نمی‌شود اما به عنوان اماره قضایی برای اثبات ادعا یا دفاع از دعوا قابل استفاده است فکس یا همون دورنگار سند محسوب نمی‌شود بلکه صرفاً نوعی تصویربرداری از سند است از همین رو به آن کپی برداری از راه دور نیز گفته می‌شود بنابراین فکس فقط نوعی تصویر کپی محسوب می‌شود.
نقش امضا در تنظیم سند
مهمترین رکن یک سند امضا و اثر انگشت است اگر نوشته‌ای فاقد امضا یا اثر انگشت باشد این نوشته سند محسوب نمی‌شود البته این اصل یک استثنای مهم دارد و آن هم دفاتر تجاری است از میان ۴ دفتر تجاری یعنی دفاتر روزنامه،کل، دارایی و کپیه، دفاتر روزنامه کل و کپیه در هر صورت سند محسوب می‌شود حتی اگر فاقد امضای اثر انگشت تاجر تنظیم کننده باشد اما دفتر دارایی نیاز امضای تاجر تنظیم کننده دارد.
نقش امضا یعنی امضایی که به شکل مهر درآمده و در اسناد منعکس می‌شود یا آنکه به صورت عکس در رایانه اسکن شده و در اسناد چاپ می‌شود در حکم امضا نیست و برای تنظیم سند کفایت نمی‌کند
اگر سندی فاقد امضا باشد اما امضای آن سند در نوشته دیگری درج شده باشد آن سند بدون امضا در صورتی علیه امضا کننده دلیل است که در نوشته‌ای که امضا در آن درج شده تصریح شده باشد که این امضا به سند مزبور مربوط است.
اقسام سند
سند بر دو دسته تقسیم می‌شود
سند رسمی
سندی است که دارای سه مشخصه است
- در ادارات ثبت دفاتر اسناد رسمی یا توسط سایر ماموران قانونی تنظیم شده است بنابراین مامور تنظیم کننده سند باید مامور قانونی باشد یعنی شخصی باشد که ماموریت او در قانون تعیین شود چه تحت استخدام دولت باشد مانند ماموران وزارتخانه یا دستگاه‌های دولتی یا تحت استخدام دولت نباشد مانند سردفتر اسناد رسمی یا سردفتر ازدواج و طلاق
- سند تنظیم شده در حدود صلاحیت شخص تنظیم کننده باشد
- در تنظیم سند مزبور مقررات و تشریفات قانونی رعایت شده باشد تنها مقرراتی که عدم رعایت آنها به رسمی بودن سند خلل وارد نمی‌کند مقررات راجع به حق تمبر است
سند عادی
اگر سندی هر یک از اوصاف فوق حتی یکی از آنها را نداشته باشد عادی است اسناد تجاری برات سفته و چک اسناد تنظیمی در آژانس‌های املاک مانند مبایعه نامه اجاره نامه و قرارداد مشارکت در ساخت نامه‌ها و رسیدهای عادی وصیت‌نامه خودنوشت دفاتر تجاری و سهام شرکت‌ها همگی سند عادی است زیرا هیچ مامور رسمی در تنظیم انها دخالت نداشته است.
ممکن است بخشی از یک سند رسمی و بخشی دیگر از آن عادی باشد برای مثال اظهارنامه نسبت به اظهارات شخصی که آن را ارسال می‌کند یک سند عادی است و نسبت به اعلام مامور ابلاغ در خصوص شیوه ابلاغ یک سند رسمی است.
مصادیقی از اسناد رسمی
- قوانین حکومتی آیین نامه‌ها و مصوبات دولتی اسناد اداری مانند دستورات اداری و مدیریتی
- اسناد قضایی مانند احکام یا قرارهای محاکم و صورت مجلس تنظیمی مراجع رسیدگی کننده اعم از قضایی یا اداری و مراجع دادگستری یا غیر دادگستری
- اسناد تنظیمی توسط ادارات ثبت اسناد املاک و ادارات ثبت احوال
- اسناد تنظیمی دفاتر اسناد رسمی و دفاتر ثبت ازدواج و طلاق اسناد تنظیمی توسط سایر مقامات و مراجعی که قانونگذار تنظیم سند را به آنها سپرده مانند پروانه وکالت
جایگاه سند رسمی در دعوا
مزایای اسناد رسمی در دفاع از دعوا عبارتند از
اسناد رسمی قابل انکار و تردید نیست و فقط قابل ادعای جعل است یعنی شخصی که سند منتسب به اوست نمی‌تواند اظهار دارد که امضا اثر انگشت یا خط از آن او نیست و او ننوشته است یا امضا نکرده است اگر او بخواهد انتساب سند را به خود منتفی کند باید نسبت به آن ادعای جعل کند و این ادعا را اثبات کند البته نسبت به سند عادی که اعتبار رسمی را یافته نیز نمی‌توان انکار یا تردید کرد در اسناد رسمی تاریخ تنظیم حتی در برابر اشخاص ثالث و معتبر است اما در اسناد عادی تاریخ تنظیم فقط فی مابین طرفین و وراث ایشان معتبر است
اسناد رسمی نسبت به تعهدات مندرج در آنها لازم الاجرا است اسنادی که برای اجرای مفاد آنها علاوه بر رجوع به دادگاه و اقامه دعوا میتوان به صرف مراجعه به اداره ثبت اسناد نیز اجرای آنها را درخواست کرد اسناد لازم الاجرا نامیده می‌شود ذکر این نکته نیز لازم است که علی الاصول اسناد لازم الاجرا اسناد رسمی است اما برخی از اسناد عادی هستند که قانونگذار آنها را سند لازم الاجرا تلقی کرده‌اند مانند چک.
اسناد عادی دارای اعتبار اسناد رسمی
اسناد عادی در موارد زیر اعتبار سند رسمی را دارد
اگر طرفی که سند علیه او اقامه شده صدور آن را از منتسب الیه تصدیق کند (یعنی بگوید که درست است سند از طرف اون کسی که سند را علیه او اقامه کرده است صادر شده است) البته توجه داشته باشید که در این حالت سند عادی فقط در برابر همان شخص اعتبار سند رسمی را می‌یابد که صحت و اصالت آن سند را تایید کند یعنی نسبت به سایرین سند رسمی محسوب نمی‌شود
اگر در دادگاه ثابت شود که سند مزبور توسط همان شخصی امضا یا مهر شده که نسبت به اصالت آن اقامه دعوا کرده است
اسناد دیجیتالی (اسناد الکترونیکی)
این اسناد در قانون تجارت الکترونیکی مصوب ۱۳۸۲ تعریف شده است در این خصوص باید توجه داشت که لازم نیست که سند به صورت کاغذی و مادی باشد اسناد الکترونیکی صورت مادی ندارد قانونگذار محتویات دیجیتالی یعنی محتویاتی را که از طریق سیستم‌های الکترونیکی مخابراتی و اینترنتی تولید و منتقل می‌شود با شرایط سند دانسته است به چنین اسنادی داده پیام هم گفته می‌شود
هر علامت یا رمزی که انتصاب داده پیام را به شخص تایید کند در فضای مجازی امضا تلقی شده و امضای الکترونیکی نام دارد
امضای الکترونیکی مطمئن باید دارای شرایط زیر باشد
- نسبت به امضا کننده منحصر به فرد باشد
- هویت امضا کننده داده پیام را معلوم کند
- به وسیله امضا کننده و یا تحت اراده انحصاری او صادر شده باشد به نحوی به یک داده پیام متصل شود که هر تغییری در آن داده پیام قابل تشخیص و کشف باشد
اسناد دیجیتالی در همه موارد مانند اسناد معمولی قابل استناد است جز در موارد زیر
- اسناد مالکیت اموال غیرمنقول
- فروش مواد دارویی به مصرف کنندگان نهایی
- اعلام اخطار هشدار یا عبارت مشابهی که دستور خاصی برای استفاده از یک کالا صادر می‌کند یا از روش‌های خاصی به صورت فعل یا ترک فعل منع می‌کند
سوالات متداول
آیا اسناد عادی که در حکم لازم الاجرا است از سایر مزایای اسناد رسمی نیز برخوردار است ؟
خیر این اسناد همچنان سند عادی محسوب می‌شوند و از مزایای اسناد رسمی برخوردار نیستند بنابراین قابل انکار و تردید است و تاریخ تنظیم آنها در برابر اشخاص ثالث معتبر قابل استناد نیست
اگر وکیلی بخواهد انتصاب امضایی را به موکل خود نفی کند باید نسبت به آن انکار کند یا تردید کند؟
وکیل از آنجا که وکالتاً از جانب موکل خود اقدام به نفی آن امضا می‌کند باید آن را انکار کند